Seit 2018 wird in der Domus-Stiftung partizipatives Management praktiziert. Wie kam es dazu? Der Wunsch nach einer Institution, die sich in einem ständigen Anpassungsprozess befindet, um dem sich entwickelnden Profil der Begünstigten besser gerecht zu werden. Aber auch der Wunsch, die Teams in die Projekte, die Entscheidungsfindung und die kontinuierliche Verbesserung einzubeziehen, um ihre Arbeitsfreude zu fördern. In diesem Sinne und gemäß den Werten, von denen wir uns täglich leiten lassen, ist es uns auch ein Anliegen, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch verschiedene Maßnahmen zu fördern. So fördern wir beispielsweise Teilzeitbeschäftigungen und haben auch eine Modalität für die Planung der Jahresarbeitszeit entwickelt, die auf dem Selbstmanagement des Teams basiert. Wer weiß besser, was gut für das Team ist, als das Team selbst?

In der Stiftung Domus betreuen wir täglich Menschen mit schweren und chronischen psychischen Störungen. Diese Tätigkeit erfordert eine 24/7-Betreuung. Ein wesentliches Element des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist es, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Arbeitszeiten so zu gestalten, dass sie ihren Bedürfnissen entsprechen, und gleichzeitig für ausreichende Ruhezeiten zu sorgen, insbesondere mit einer wöchentlichen Ruhezeit von 48 aufeinanderfolgenden Stunden. 

Im Sinne des partizipativen Managements planen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Ferien jährlich im Team und selbstbestimmt, wobei sie sich an einen vorgegebenen Rahmen halten, der Fairness und Gesundheit am Arbeitsplatz fördert. Auf diese Weise kann jede/r seine/ihre Work-Life-Balance bestmöglich erhalten. Das ganze Jahr über haben sie auch die Möglichkeit, mit ihren Kolleginnen und Kollegen Schichtarbeit zu leisten, was ihnen ein hohes Maß an Flexibilität ermöglicht. Unser Managementmodell beinhaltet ein hohes Maß an Autonomie und damit einhergehend Verantwortung. So hat jedes Team ein Modell für die Vertretung der Kollegen in den ersten Tagen bei ungeplanten Abwesenheiten festgelegt. Längere Abwesenheiten werden von den Mitgliedern der Geschäftsleitung gehandhabt.

Das partizipative Management, das wir seit 2018 in der Stiftung leben, bedeutet, dass jedes Team auf der Grundlage unserer Charta und der spezifischen Prinzipien unseres Managements festlegt, wie mit eventuellen Unstimmigkeiten bei der Erstellung der Arbeitszeiten umgegangen werden soll. Da die Stundenpläne in der institutionellen Welt ein wichtiges Thema sind, können sie einen emotionalen Charakter haben. Wir stellen jedoch fest, dass Teams, die in dieser Art von Management "reif" sind, Schwierigkeiten als Gelegenheit nutzen, um zu lernen, sich selbst in Frage zu stellen und innerhalb des Teams besser zusammenzuarbeiten. Bei Schwierigkeiten können die Mitglieder des Managements um Hilfe gebeten werden. Sie bieten keine fertige Lösung an, sondern begleiten auf der Grundlage des lösungsorientierten Ansatzes den Reifungsprozess des Teams.

Diese Art von Arbeitszeitmodell ist in Verbindung mit der Möglichkeit, Teilzeit zu arbeiten, ein unbestreitbarer Faktor für die Bindung und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es muss jedoch hervorgehoben werden, dass ein solches Modell bei seiner Umsetzung eine umfangreiche Begleitung durch die Führungskräfte erfordert. Denn die Regeln, nach denen gearbeitet wird, müssen sorgfältig beschrieben und dokumentiert werden, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen und für Fairness zu sorgen. Zweitens müssen die Mitarbeiter/innen mit ihren Kolleg/innen verhandeln, was zu Spannungen führen kann. Schließlich müssen die Führungskräfte dafür sorgen, dass die Teams die Regeln tatsächlich anwenden. Dies erfordert, dass sie Zeit in die Überwachung der Zeitplanung investieren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Selbstmanagement zweifellos ein Motivationsfaktor ist, aber es "will gelernt sein".

Die Selbstverwaltung des Stundenplans erfordert eine umfangreiche Begleitung bei der Umsetzung. Die Autonomie wird schrittweise erlangt, zunächst durch die Begleitung der Betreuer und dann durch Selbstständigkeit. Das Team achtet im Vorfeld darauf, einen Rahmen zu definieren, wie mit eventuellen Meinungsverschiedenheiten umgegangen werden soll. Eine Nachbesprechung nach den Stundenplanaufstellungen ist notwendig, um daraus zu lernen, bewährte Verfahren zu erproben und gegebenenfalls eventuell erlebte Emotionen zu deponieren. Darüber hinaus sind die Regeln für die Stundenplanerstellung genau und konkret festzulegen. Ihre Anwendung wird anschließend kontrolliert. Selbstmanagement und partizipatives Management im Allgemeinen kommen nämlich nicht ohne die Kontrolle durch das Management aus. Es hat sich auch als wesentlich erwiesen, auf die sich entwickelnden Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre Vorschläge bezüglich der Zeitplanung und der Work-Life-Balance einzugehen.