L'esperienza della pandemia di Corona ci ha spinto a rendere più vincolante la condivisione dell'home office e della scrivania e, allo stesso tempo, a rendere possibile un'ulteriore personalizzazione dei carichi di lavoro dei dipendenti. Prima di allora, entrambe le cose erano una realtà per noi, ma venivano gestite in modo variabile. Come molte altre possibilità di conciliare lavoro e vita privata nella nostra azienda, questa era cresciuta organicamente, ma non era istituzionalizzata. Con la formulazione concreta di regole stabilite congiuntamente per l'home office, vediamo una migliore pianificazione da entrambe le parti e maggiori opportunità di soddisfare le rispettive esigenze. Allo stesso tempo, offriamo a tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro posizione, l'opportunità di discutere con noi il carico di lavoro desiderato e di riceverlo, nella misura in cui è compatibile con i loro compiti e con la rispettiva composizione del team.

Abbiamo creato un nuovo piano di implementazione che prevede i nuovi carichi di lavoro e i giorni fissi in sede e sul posto per tutti i dipendenti e, in relazione a ciò, l'occupazione delle postazioni di lavoro. A causa della nostra crescita, non sarebbero sufficienti se tutti i dipendenti venissero in ufficio. Il foglio di calcolo precedente era semplicemente un elenco dei giorni lavorativi dei dipendenti - dato che la maggior parte di essi è part-time, questa compilazione era necessaria e sufficiente per vedere chi lavora quando.

Con l'adeguamento, possiamo da un lato fare a meno di allestire altre postazioni di lavoro e dall'altro consentire una procedura operativa più regolamentata in ufficio in un ambiente più silenzioso. Allo stesso tempo, i giorni di ufficio fisso a domicilio soddisfano le esigenze dell'azienda e dei dipendenti per una migliore pianificazione degli appuntamenti di lavoro e privati. Naturalmente, è possibile discostarsi dal piano in caso di eventi speciali. Alcuni dipendenti hanno modificato i loro carichi di lavoro, tutti hanno potuto esprimere i loro desideri e la direzione ha lavorato con ognuno di loro per trovare una soluzione che andasse bene per l'intero team.

Vediamo quasi esclusivamente effetti positivi: L'ambiente più tranquillo è percepito come piacevole sia in ufficio che a casa. Inoltre, i posti di lavoro disponibili vengono utilizzati meglio e allo stesso tempo, nonostante la crescita, si può fare a meno di nuovi posti. I nostri dipendenti più prudenti si sentono più protetti dopo l'incertezza della pandemia. Tutti i nostri collaboratori con figli hanno potuto ottenere i giorni desiderati di lavoro a casa, in modo che i due compiti siano più compatibili. Allo stesso tempo, ci assicuriamo che la nostra personalissima cultura aziendale possa continuare a essere vissuta. Il pranzo in ufficio per tutti i presenti si svolge ancora ogni giorno. Organizziamo riunioni di squadra con tutti i dipendenti due volte alla settimana e continuiamo a organizzare regolarmente eventi per il tanto apprezzato scambio informale all'interno del team (uscite di gruppo, aperitivi) per mantenere le opportunità di contatto personale.

È importante non considerare l'home office come un obbligo per tutti. Alcuni dipendenti si sentono a disagio e le loro prestazioni lavorative ne risentono. Secondo la nostra esperienza, l'home office in combinazione con l'individualizzazione del carico di lavoro offre il massimo effetto per una migliore conciliazione dei diversi ambiti della vita.

A seconda delle dimensioni dell'azienda o del reparto e dei rispettivi carichi di lavoro, la presenza dovrebbe essere pianificata in modo che tutti si incontrino di persona almeno una volta alla settimana (meglio due volte alla settimana), in modo da mantenere contatti diretti per il lavoro e fuori dal lavoro.

Infine, ci si deve aspettare uno sforzo maggiore per trovare appuntamenti per gli scambi all'interno dei team di progetto e con i clienti. Non solo per questo motivo, ma anche per non occupare due volte i posti di lavoro, è indispensabile che le deviazioni siano concordate per tempo.